Ce module vous permet de :
>
gérer toutes vos actions commerciales : devis et détections d'opportunités,
> créer vos propres actions commerciales.
Par défaut, mag-i a défini 2 "catégories" dans ce module :
> Devis
> Opportunités
Vous pouvez désactiver, renommer ou bien créer de nouvelles catégories.
Vous pouvez aussi modifier les catégories existantes.
> Pour en savoir plus : voir les catégories et les types
> Cliquez sur le pictogramme "Action Co." dans la barre des modules.
La vue liste du module "Action Co." s'ouvre.
Choisissez votre catégorie :
> Cliquez sur le bouton liste "catégorie".
> Cliquez sur "Devis".
Pour créer une fiche "Devis" :
> Cliquez dans la palette d'outils sur le pictogramme "Créer une fiche".
> Ou "clic bouton droit souris" ou "ctrl clic" directement sur la vue liste,
> Puis "Créer une fiche".
> Ou utilisez le raccourci clavier ⌘N
> Ou le menu : "Fichier > Nouveau".
La fiche d'édition d'un nouveau devis s'ouvre sur l’onglet "Informations".
Les données saisies sont enregistrées directement dans la base de données.
Il n'est pas nécessaire d'enregistrer manuellement la fiche.
Important :
Toutes les fiches d’édition des modules peuvent être personnalisées.
Vous pouvez modifier, ajouter ou supprimer des champs.
Voir personnalisation
> Saisissez un titre. (1)
> La "Catégorie" est automatiquement remplie, ici "devis". (2)
> Choisissez le type. (3) Vous pouvez ajouter / modifier / supprimer des types en cliquant sur le crayon. (4)
> Saisissez le nom du commercial à l’origine du devis ou sélectionnez-le dans la liste. (5) Le pictogramme "oeil" permet d'afficher la fiche du commercial. (6)
> Choisissez l'état d’avancement du devis. (7) Vous pouvez compléter la liste en cliquant sur le crayon. (8)
> Précisez le degré d'urgence. (9)
> Renseignez les différentes dates. (10)
> L’état de facturation et le % facturé sont générés automatiquement lors de la transformation d'un devis en facture. (11)
> La date de création du devis est créée automatiquement. (12) Elle ne peut pas être modifiée.
> Le numéro du devis est implémentée automatiquement. (13) Pour paramétrer vos numéros de devis > "Fichier > Préférences > Numéros Auto".
> Vous pouvez établir un devis à une société ou un contact (personne physique), (14)
Ici "Société". Choisissez la société dans la liste (15) si sa fiche a été préalablement renseignée ou bien tapez les coordonnées.
Le pictogramme "oeil" permet d’ouvrir la fiche d’édition de la société (si elle existe).
> Remplissez, si vous le souhaitez, les conditions de vente et de règlement en cliquant sur le bouton crayon. (16)
Pour remplir votre devis :
> Cliquez sur le bouton "+". (1)
> Sélectionnez "Ajouter une entrée". (2)
> Renseignez la ligne qui s’affiche en double cliquant dans les champs (caractères en noir).
ou
Si vous avez préalablement rempli le module offre, vous pouvez ajouter une offre liée :
> Cliquez sur le bouton "+". (1)
> Rentrez la référence de votre offre dans la colonne référence. (3)
La ligne se remplit automatiquement.
Le pictogramme lien à gauche du tableau indique que l’offre est liée. (4)
ou
Vous pouvez glisser / déposer directement vos offres à l’aide de l'inspecteur de sélection rapide : (5)
> pour l’ouvrir, cliquez sur le pictogramme de l’inspecteur de sélection rapide (6)
> Cliquez sur le pictogramme "offre" (7)
> Sélectionnez "services" (8)
> Sélectionnez une offre et glissez-la directement dans votre devis (9)
Pour créer des lignes de titres : (10)
> Cliquez sur le bouton "+". (1)
> Sélectionnez "Ajouter un titre". (10)
> Double cliquez dans le champs "nouveau titre" et saisissez votre texte. (11)
Remarque :
Vous pouvez effectuer une remise par ligne.
La colonne "% Facturé" vous indique le pourcentage facturé pour la ligne.
> Choisissez les colonnes à afficher en cliquant sur le bouton crayon. (1)
Vous ne pouvez pas créer de nouvelles colonnes dans le tableau, ni modifier les intitulés.
> Modifiez le nombre de taxes à afficher pour un devis spécifique. (2)
Le bandeau vert met en exergue les informations importantes.
C’est le montant total de votre devis.
Sur ce total, vous pouvez accorder une remise globale à votre client, (1)
et / ou un escompte (2) :
> Saisissez un montant ou un %.
> Le calcul est automatique.
"Règlements" (3) vous permet de saisir un règlement que vous auriez reçu avant de lancer votre facture.
****ATTENTION CETTE OPÉRATION EST IRRÉVERSIBLE, ELLE BLOQUE LE DEVIS****
Après l’opération, seuls le lancement automatique d'une nouvelle facture, la modification de l’état, la modification de la date de relance, l’ouverture de pièces associées et la modification des règlements d'un devis sont possibles.
Pour saisir un règlement :
> Cliquez sur le bouton "+"
La fenêtre de saisie du règlement s'ouvre.
> Saisissez le montant du règlement reçu, dans notre exemple 4 000 euros. (1)
Le champ est formaté, vous pouvez saisir simplement le chiffre 4000 sans espace, sans la monnaie.
Le champ se formatera automatiquement avec la monnaie et les séparateurs du système.
> Indiquez le mode de paiement. (2)
> Renseignez un memo. (3)
> Puis choisissez la date de règlement. (4)
> Validez en cliquant sur le bouton "OK"
> Le règlement apparaît dans la fenêtre "Règlements". (1)
> Vous pouvez modifier le règlement en cliquant sur le crayon. (2)
Vous pouvez associer tous types de fichiers :
> Cliquez sur le picto pièces associées "+". (1)
> Parcourez votre ordinateur pour aller chercher votre fichier.
Pour ajouter plusieurs fichiers :
> Cliquez sur le "+" à droite de la fenêtre. (2)
Pour supprimer un fichier lié :
> Cliquez sur l’un des pictos "-". (3)
Un clic sur l’icône du fichier lié lance l'application d’origine.
Important :
Les fichiers sont liés, pas importés dans mag-i.
Si vous déplacez le fichier, le lien est perdu.
Nous vous conseillons de créer sur votre disque dur un espace spécifique pour mag-i dans lequel vous glisserez et organiserez l'ensemble des fichiers liés.
Pensez à sauvegarder ce dossier.
Vous pouvez ajouter des commentaires ou des mots clés pour retrouver rapidement votre fiche à l’aide du moteur de recherche.
>
Cliquez sur le bouton "+" (1)
>
et saisissez votre texte en double cliquant directement dans le tableau. (2)
Pour supprimer un mot clé ou un commentaire :
> Sélectionnez votre texte dans le tableau.
>
Puis cliquez sur le bouton "-". (3)
L'onglet historique indique les modifications génériques effectuées sur la fiche.
Fermez la fiche d'édition :
> cliquer sur le bouton rouge
> ou utiliser le raccourci clavier ⌥⌘W
La fiche devis créée apparaît dans la liste.
Vous pouvez également créer votre devis en cliquant directement sur le menu d'accès rapide (flèche noire) :
> Sélectionnez "Créer une action commerciale devis".
Depuis la vue liste vous pouvez lancer la facturation d'un devis.
> Sélectionnez un devis dans la liste.
> Faites un "clic bouton droit souris" ou "ctrl clic" sur la vue liste.
> Sélectionnez "Lancer une facture globale" (facturation de la totalité du devis)
> ou "Lancer une facture intermédiaire".
Ici, nous avons sélectionné "Lancer une facture intermédiaire".
Un inspecteur s’ouvre.
> saisissez le pourcentage souhaité, ici 40%. (1)
> Validez avec le bouton "OK". (2)
L’inspecteur se ferme automatiquement.
Dans la vue liste du devis la colonne "% Facturé" est automatiquement renseignée. (1)
La facture est créée, sa fiche d’édition s'ouvre automatiquement. (2)
L'information est relayée automatiquement
> dans la facture, onglet "Désignations" > la colonne % Facturé, (1)
> dans le devis, onglet "Informations" > les champs de suivi : Facturation et % Facturé. (2)
Important :
> Lorsque la facturation a été lancée depuis un devis
>
Ce dernier est complètement bloqué et ne peut plus être modifié.
Les éléments de la facture générée :
>>>
"Informations générales" (hormis les champs de suivi - État, Date de relance, Réglée, Saisie)
>>> "Détails"
>>> Les désignations
>>> Les montants
sont également bloqués.
Seul réglement, échéance et pièces associées de facture peuvent êtres complétés.
****VOUS POUVEZ PERSONNALISER VOS GABARITS (MODÈLES)****
Pour personnaliser vos gabarits voir la rubrique : le gestionnaire de gabarits
À partir de la vue liste :
> Sélectionnez un devis dans la liste.
>
"clic bouton droit souris" ou "ctrl clic" directement sur la vue liste.
> Choisissez "Imprimer la/les pièce(s) sélectionnée(s)".
> La fenêtre "Imprimer" s'ouvre
> Cliquez sur le bouton d'ouverture des options.
> Les options apparaîssent.
Un gabarit par défaut est sélectionné.
> Choisissez le gabarit d'impression en cliquant sur la liste déroulante "Gabarit".
> Le devis s'affiche dans la fenêtre de prévisualisation. (1)
> Vous pouvez gérer l'affichage des colonnes dans votre devis. (2)
> Vous pouvez visualiser ou envoyer au format PDF votre devis. (3)
> Ou bien directement lancer votre impression. (4)
Ce sont les opportunités de vente que vous détectez.
Pour créer une opportunité :
> Suivre les étapes de création d'un devis.
