Ce module vous permet de :
> créer et gérer vos contacts (personnes physiques)
Les fiches contacts sont liées avec les fiches du module Sociétés.
Le module Contacts est relié directement avec le carnet d'adresses d'Apple.
Une fiche créée dans mag-i est automatiquement créée dans le carnet d'adresses.
Toute modification (sur des champs reliés - champs de base du carnet d'adresses) est automatiquement répercutée dans les 2 applications.
Une fiche créée dans le carnet d'adresses n'est pas automatiquement créée dans mag-i.
Pour mettre en place la relation carnet d'adresses <> mag-i, il faut au préalable importer la ou les fiches souhaitées.
Vous pouvez importer des contacts depuis un fichier CSV ou bien depuis le carnet d'adresses.
> voir l’import des données au format CSV
> voir l’import des données au format Carnet d'adresses
Par défaut, mag-i a défini 4 "catégories" dans ce module :
> Clients
> Fournisseurs
> Prospects
> Ressources internes
Vous pouvez désactiver, renommer ou bien créer de nouvelles catégories.
Vous pouvez aussi modifier les catégories existantes.
> Pour en savoir plus : voir les catégories et les types
> Cliquez sur le pictogramme "Contacts " dans la barre des modules.
La vue liste du module "Contacts" s'ouvre.
Choisissez votre catégorie :
> Cliquez sur le bouton liste "catégorie".
> Cliquez sur "Clients".
Pour créer une fiche contact "Clients" :
> Cliquez dans la palette d'outils sur le pictogramme "Créer une fiche".
> Ou "clic bouton droit souris" ou "ctrl clic" directement sur la vue liste.
> Puis "Créer une fiche".
> Ou utilisez le raccourci clavier ⌘N
> Ou le menu : "Fichier > Nouveau".
La fiche d'édition d'un nouveau contact dans la catégorie "clients" s'ouvresur l'onglet "Contact".
Les données saisies sont enregistrées directement dans la base de données.
Il n'est pas nécessaire d'enregistrer manuellement la fiche.
Remarques :
Parallèlement une nouvelle fiche s’est créée dans le carnet d'adresses avec l'intitulé "Aucun nom".
Il faut renseigner le nom et le prénom dans mag-i pour que cette intitulé disparaîssent.
Si vous supprimer la fiche dans mag-i, il vous faudra la supprimer également dans le carnet d'adresses si vous ne souhaitez pas conserver cette fiche.
Important :
Toutes les fiches d’édition des modules peuvent être personnalisées.
Vous pouvez modifier, ajouter ou supprimer des champs.
Voir personnalisation
> Le champ "image" permet de récupérer l’image du carnet d'adresse.
Vous ne pouvez pas ajouter d'image manuellement (1)
Si vous souhaitez ajouter une image, il faut ajouter le composant prévisualisation en passant par le mode personnalisation.
> Renseignez le prénom et le nom (2). Le contact peut être appelé automatiquement dans différents modules, par exemple "devis", "Facturation", "Appels".
> La "catégorie" est automatiquement remplie (3).
> Renseignez les champs qui vous intéressent.
Les boutons listes peuvent être complétés en cliquant sur le crayon (4).
Cet onglet est réservé à la catégorie "Client".
Une fiche "Prospect" ou "autres catégories" (créée par vos soins) se transforme automatiquement en client dès transformation d'un devis en facture.
****ATTENTION****
Les catégories prospects et clients sont différentes
Les champs créés par vous-même ne sont alors pas transférés d'une rubrique à l'autre.
Ces informations seront donc perdues lors du transfert.
L'onglet facturation apparait alors dans les fiches qui était à l'origine "Prospect" ou "autres"
Un fournisseur ne peut-être facturé. Vous devez lui créer une fiche "Client".
Un fournisseur ne peut-être devisé. Vous devez lui créer une fiche "Prospect" ou "autres".
Une ressource interne ne peut ne peut-être facturée (Client) ou devisée (Prospect).
Un contact (Client) peut être facturé "manuellement". Il faut alors cocher la case facturable.
****ATTENTION****
si la société est facturable, il n'est pas nécessaire de rendre "Facturable" un contact.
Cette option est utilisée dans le cas d'un particulier, par exemple, à facturer et qui n'est rattaché à aucune société.
> Les éléments nécessaires à la facturation de votre client apparaîssent.
> Renseignez les champs souhaités.
> Le numéro de compte est automatiquement créé, vous pouvez le modifier >> clic sur le crayon. (1)
Vous pouvez ajouter des commentaires ou des mots clés pour retrouver rapidement votre fiche à l’aide du moteur de recherche.
>
Cliquez sur le bouton "+" (1)
>
et saisissez votre texte en double cliquant directement dans le tableau. (2)
Pour supprimer un mot clé ou un commentaire :
> Sélectionnez votre texte dans le tableau.
>
Puis cliquez sur le bouton "-". (3)
L'onglet historique indique les modifications génériques effectuées sur la fiche.
Fermez la fiche d'édition :
> cliquer sur le bouton rouge
> ou utiliser le raccourci clavier ⌥⌘W
La fiche contact créée apparaît dans la liste.
Vous pouvez également créer vos contacts directement sans passer par la vue liste en cliquant sur le sous menu d'acccès rapide (flèche noire) :
> "Créer un contact..."
Grâce à la fiche récapitulative d'une fiche société vous pouvez :
> Ouvrir votre logiciel de mail et envoyez un courrier à votre contact. (1)
> Lancez automatiquement un navigateur pour consulter le site internet de votre contact. (2)
