Ce module vous permet de :
> Créer et gérer vos factures.
> Créer et gérer vos avoirs.
Par défaut, mag-i a défini 2 "catégories" dans ce module :
> Facture
> Avoir
Vous pouvez renommer ou rendre inactive les catégories de ce module.
Vous ne pouvez pas créer de nouvelle catégorie dans ce module
> Pour en savoir plus : voir les catégories et les types
> Cliquez sur le pictogramme "Factures" dans la barre des modules.
La vue liste du module "Factures" s'ouvre.
Choisissez votre catégorie :
> Cliquez sur le bouton liste "catégorie".
> Cliquez sur "Facture".
Pour créer une fiche "Facture" :
> Cliquez dans la palette d'outils sur le pictogramme "Créer une fiche".
> Ou "clic bouton droit souris" ou "ctrl clic" directement sur la vue liste.
> Puis "Créer une fiche".
> Ou utilisez le raccourci clavier ⌘N
> Ou le menu : "Fichier > Nouveau".
La fiche d'édition d'une nouvelle facture s'ouvre sur l’onglet "Informations".
Les données saisies sont enregistrées directement dans la base de données.
Il n'est pas nécessaire d'enregistrer manuellement la fiche.
Important. : toutes les fiches d’édition des modules peuvent être personnalisées.
Vous pouvez modifier, ajouter ou supprimer des champs.
Voir personnalisation
> Saisissez un titre. (1)
> La "Catégorie" est automatiquement remplie, ici "Facture". (2)
> Choisissez le type (3). Vous pouvez ajouter / modifier / supprimer des types en cliquant sur le crayon. (4)
> Saisissez le nom du commercial à l’origine de la facture ou sélectionnez-le dans la liste. (5) Le pictogramme "oeil" permet d'afficher la fiche du commercial. (6)
> L'origine est renseigné par le numéro du devis d'origine lorsque la fonction de facturation automatique depuis un devis est utilisé. (7) Voir le module Action co. > Devis
>
Vous pouvez consulter le devis d'origine en cliquant sur l'oeil. (8)
> Renseignez l'état du devis. (9)
> Renseignez la date de relance. (10)
> Lorsque vous êtes réglé en totalité, cochez cette case. (11) Cette action ne bloque pas la facture. Cette case est présente pour information.
> Après saisie dans votre logiciel de comptabilité vous pourrez cocher la case "Saisie en comptabilité". (12) Cette action bloque entièrement la facture.
> La date du devis est créée automatiquement (13) - Elle ne peut pas être modifiée.
> Le numéro du devis est implémentée automatiquement. (14) Pour paramétrer vos numéros de devis > Fichier > "Préférences" > "Numéros Auto".
> Vous pouvez facturer une société ou un contact (personne physique). (15)
Ici "Société". Choisissez la société dans la liste (16) si sa fiche a été préalablement renseignée ou bien tapez les coordonnées.
Le pictogramme "oeil" permet d’ouvrir la fiche d’édition de la société (si elle existe).
> Si la société possède plusieurs adresses, à l'aide du crayon vous pouvez choisir une des adresses enregistrées. (17)
Pour remplir votre facture :
> Cliquez sur le bouton "+". (1)
> Sélectionnez "Ajouter une entrée". (2)
> Renseignez la ligne qui s’affiche en double cliquant dans les champs (caractères en noir).
ou
Si vous avez préalablement rempli le module offre, vous pouvez ajouter une offre liée :
> Cliquez sur le bouton "+". (1)
> Rentrez la référence de votre offre dans la colonne référence. (3)
La ligne se remplit automatiquement.
Le pictogramme lien à gauche du tableau indique que l’offre est liée. (4)
ou
Vous pouvez glisser / déposer directement vos offres à l’aide de l'inspecteur de sélection rapide : (5)
> Pour l’ouvrir, cliquez sur le pictogramme de l’inspecteur de sélection rapide. (6)
> Cliquez sur le pictogramme "offre". (7)
> Sélectionnez "services". (8)
> Sélectionnez une offre et glissez-la directement dans votre devis. (9)
Pour créer des lignes de titres : (10)
> Cliquez sur le bouton "+". (1)
> Sélectionnez "Ajouter un titre". (10)
> Double cliquez dans le champs "nouveau titre" et saisissez votre texte. (11)
Remarque :
Vous pouvez effectuer une remise par ligne.
La colonne "% Facturé" vous indique le pourcentage facturé pour la ligne après utilisation de la fonction automatique de facturation depuis un devis.
> Choisissez les colonnes à afficher en cliquant sur le bouton crayon. (1)
Vous ne pouvez pas créer de nouvelles colonnes dans le tableau, ni modifier les intitulés.
> Modifiez le nombre de taxes à afficher pour une facture spécifique. (2)
Le bandeau bleu met en exergue les informations importantes.
C’est le montant total de votre facture.
Sur ce total, vous pouvez accorder une remise globale à votre client (1),
et / ou un escompte (2) :
> saisissez un montant ou un %.
> Le calcul est automatique.
"Règlements" (3) vous permet de saisir le ou les règlements reçu.
"Echeances" (4) vous permet de gérer la ou les écheances de votre facture.
****ATTENTION CETTE OPÉRATION EST IRRÉVERSIBLE, ELLE BLOQUE LA FACTURE****
Après l’opération, seuls la modification de l’état, la modification de la date de relance, l'ajout, la suppression, l’ouverture de pièces associées et la modification des écheances d'une facture sont possibles.
Après la saisie de la désignation vous devez indiquer une ou des échéances pour le règlement de votre facture.
Pour saisir une échéance :
> Cliquez sur le bouton "crayon"
La fenêtre de saisie des écheances s'ouvre.
> Cliquez sur le bouton "+" pour créer une nouvelle écheance.
La nouvelle écheance est créée.
> Renseignez le mode de réglement. (1)
> Si vous souhaitez saisir plusieurs échéances modifier le montant. (2)
"Montant à saisir" (3) vous indique le montant restant à saisir - Dans notre exemple nous ne créons qu'une seule écheance.
> Choisissez le mode d'échéance en cliquant sur la liste déroulante - dans notre exemple "Date fixe". (4)
> Choisissez la date d'écheance - ici le 30/09/2008. (1)
> L'écheance se met à jour automatiquement. (2)
> Cliquez sur le bouton "OK" pour valider l'écheance.
L'écheance apparaît dans la liste.
****ATTENTION CETTE OPÉRATION EST IRRÉVERSIBLE, ELLE BLOQUE LA FACTURE****
Après l’opération, seuls la modification de l’état, la modification de la date de relance, l'ajout, la suppression, l’ouverture de pièces associées, la création d'une écheance et la modification des règlements d'une facture sont possibles.
Pour saisir un règlement :
> Cliquez sur le bouton "+"
La fenêtre de saisie du règlement s'ouvre.
> Saisissez le montant du règlement reçu, dans notre exemple 1 000 euros. (1)
Le champ est formaté, vous pouvez saisir simplement le chiffre 1000 sans espace, sans la monnaie.
Le champ se formatera automatiquement avec la monnaie et les séparateurs du système.
> Indiquez le mode de paiement. (2)
> Renseignez un memo. (3)
> Puis choisissez la date de règlement. (4)
> Cliquez sur le bouton "OK" pour valider le règlement.
L'écheance apparaît dans la liste. (1)
L'espace "Montants" est mis à jour. (2)
Vous pouvez associer tous types de fichiers :
> Cliquez sur le picto pièces associées "+". (1)
> Parcourez votre ordinateur pour aller chercher votre fichier.
Pour ajouter plusieurs fichiers :
> Cliquez sur le "+" à droite de la fenêtre. (2)
Pour supprimer un fichier importé :
> Cliquez sur l’un des pictos "-". (3)
Un clic sur l’icône du fichier lié lance l'application d’origine.
Vous pouvez ajouter des commentaires ou des mots clés pour retrouver rapidement votre fiche à l’aide du moteur de recherche.
>
Cliquez sur le bouton "+" (1)
>
et saisissez votre texte en double cliquant directement dans le tableau. (2)
Pour supprimer un mot clé ou un commentaire :
> Sélectionnez votre texte dans le tableau.
>
Puis cliquez sur le bouton "-". (3)
L'onglet historique indique les modifications génériques effectuées sur la fiche.
Fermez la fiche d'édition :
> cliquer sur le bouton rouge
> ou utiliser le raccourci clavier ⌥⌘W
La fiche facture créée apparaît dans la liste.
Vous pouvez également créer votre facture en cliquant directement sur le menu d'accès rapide (flèche noire) :
> Sélectionnez "Créer une nouvelle facture "Facture".
Depuis la vue liste du module "Action-co >> Devis" vous pouvez lancer automatiquement une facture à partir d'un devis.
> Reportez vous à l'aide du module "Devis" >> "Lancer une facture"
****VOUS POUVEZ PERSONNALISER VOS GABARITS (MODÈLES)****
Pour personnaliser vos gabarits voir la rubrique : le gestionnaire de gabarits
À partir de la vue liste :
> Sélectionnez une facture dans la liste.
>
"clic bouton droit souris" ou "ctrl clic" directement sur la vue liste.
> Choisissez "Imprimer la/les pièce(s) sélectionnée(s)".
> La fenêtre "Imprimer" s'ouvre.
Avant de lancer l'impression il faut choisir un gabarit.
> Cliquez sur le bouton d'ouverture des options.
> Les options apparaîssent.
Un gabarit par défaut est sélectionné.
> Choisissez le gabarit d'impression en cliquant sur la liste déroulante "Gabarit".
> La facture s'affiche dans la fenêtre de prévisualisation. (1)
> Vous pouvez gérer l'affichage des colonnes dans votre facture. (2)
> Vous pouvez visualiser ou envoyer au format PDF votre facture. (3)
> Ou bien directement lancer votre impression. (4)
Pour annuler une facture ou une partie de facture vous devez créer un avoir.
Le modèle retenu dans mag-i pour les avoirs est le modèle positif.
Pour créer un avoir :
> Suivre les étapes de création d'une facture
