Vous pouvez importer dans mag-i vos contacts et sociétés du carnet d'adresses.
Dans mag-i vous pouvez récupérer l'ensemble des données d'une fiche du carnet d'adresses :
> L'image
> Le titre (civilité)
> Prénom, Nom, Nom de jeune fille, surnom, prefixe, suffixe
> Profession, Service
> Société
> Adresse, Téléphone, Fax, Emails, URL, Messagerie instantannée
Les remarques, noms associés et prénoms / noms en phonétique ne sont pas pris en compte par mag-i.
Lors de l'import d'une fiche dans mag-i une relation est créée.
Alors, toute modification effectuée dans mag-i est répercutée dans le carnet d'adresses et vice-versa.
Lors de la création d'une fiche dans mag-i, cette dernière est automatiquement créée dans le carnet d'adresses.
Toutes les modifications sont instantanément répercutées dans le carnet d'adresses.
Pour conserver l'autonomie de l'application Carnet d'adresses, la création d'une fiche dans le carnet d'adresses sans import dans mag-i ne créée pas de relation avec mag-i.
Par mesure de sécurité, la suppression d'une fiche dans mag-i n'a pas d'incidence dans le carnet d'adresses et vice-versa.
Exemple d'une fiche après l'import de la fiche depuis le carnet d'adresses :
Le Carnet d'adresses ne permet pas de relation entre des fiches sociétés et contacts.
mag-i permet de créer des relations entre des fiches sociétés et contacts.
Lors de l'import de contact, mag-i peut créer la fiche société d'un contact et lier ce contact à la société qui va être créée.
Ou alors si la société est existante, lier le contact directement à cette fiche société existante.
Pour préserver les données des fiches sociétés, mag-i ne remplira pas automatiquement l'adresse de la société dans le cas de la création d'une fiche société.
Nous suggérons donc de créer ou d'importer les fiches société avec les champs commun (Société, Telephone, Rue, CP, Ville) puis d'importer ensuite les contacts.
mag-i va détecter la société précédemment créée et lier le contact à la fiche.
Vous retrouverez alors le contact dans le tableau "Les contacts" de la fiche société (1) et la société dans le champ relationel société de la fiche contact. (2)
Pour importer :
> menu Fichier > Importer > "Contacts / Sociétés Carnet d'adresses..."
Nous conseillons de fermer les applications ical, carnet d'adresses et mail.
La fenêtre d'import s'ouvre.
> Choisissez la destination de vos fiches - ici Contacts >> Clients.
> Sélectionnez la ou les fiches à importer en cliquant dessus.
> Les fiches sélectionnées passent en bleu.
> Cliquez à nouveau sur la ou les fiches sélectionnées précédemment pour les déplacer.
> Puis déplacez la ou les fiches vers la fenêtre de destination. Ici Contacts - Clients.
Attention :
vous ne pouvez pas importer de fiches sociétés dans contacts et des fiches contacts dans sociétés.
Choisissez bien votre destination.
> L'icône "+" apparaît.
> Relachez les fiches.
> La ou les fiches choisies apparaîssent dans la fenêtre de destination. (1)
> Le nombre de fiches à importer est indiqué. (2)
> Si le champ "Entreprise" de la ou des fiches contacts à importer du carnet d'adresse
est renseigné, alors mag-i demande si vous souhaitez prendre en compte ce champ. (3)
Pour créer la fiche société et la relation société <> contact dans mag-i vous devez cocher cette case.
> Cliquez sur le bouton suivant.
> La fenêtre de gestion des doublons avant l'import apparaît.
Cette fenêtre permet de vérifier si votre fichier ne comporte pas de doublons à gérer (Contact à importer, Champ entreprise / Société à créer).
> Ici aucun doublon.
> Cliquez sur le bouton suivant.
> La fenêtre de création de société et gestion des relations apparaît.
Par défaut la liste est gérée par contact.
Si un champ "Entreprise" du carnet d'adresses est détecté,
vous pouvez lors de cette étape :
> Ignorer la société. (1)
> Ou ignorer le contact. (2)
> Ou créer la société (Détecter dans le champ entreprise de la fiche contact du carnet d'adresses) dans la catégorie que vous souhaitez. (3)
> Ou lier le contact qui va être créé à une société existante dans mag-i. (4)
> Ou lier le contact
qui va être créé à une société qui va être créée dans mag-i (5). Ce dernier choix permet d'éviter la création de plusieurs fiches sociétés identiques.
> Ici nous choisissons "Créer la société dans la catégorie "Client".
> Cliquez dans la colonne "Créer société dans catégorie".
> Choisissez la catégorie de destination - ici "Clients".
> La catégorie de destination est alors sélectionnée.
> Si vous préférez, vous pouvez gérer la création et les relations sous la forme "Liste par société".
> Cliquez sur le bouton suivant.
> La fenêtre de gestion des doublons avec les données déjà présentes dans mag-i apparaît.
Ici, la société qui va être créée n'existe pas dans mag-i.
> Cliquez sur le bouton suivant.
> La fenêtre "Récapitulatif des associations" apparaît.
> Cliquez sur le bouton "importer".
> L'import démarre, un message vous indique la pré-configuration de l'import puis les fiches sont importées une à une.
> À la fin de l'opération, un message vous indique que l'import s'est déroulé avec succès.
> Cliquez sur le bouton "Fermer".
> Vous constatez que la ou les fiches sont bien importées et que la ou les sociétés sont créées.
> Vous constatez également que les relations sont bien créées.
